VZR Garant Visie: Thiemo Hollering over groei en financiële grip
In onze rubriek VZR Garant Visie deelt Thiemo Hollering, bestuurder van garantiefonds VZR Garant, praktische financiële inzichten voor reisorganisaties. Deze inzichten zijn gebaseerd op praktijkervaring en de beoordeling van vele jaarrekeningen van reisorganisaties.
Dit artikel maakt onderdeel uit van de reeks ‘Groei & Risico’. In dit artikel beantwoordt Thiemo de vraag: Waarom is een ontvangen reissom nog geen omzet?
Waarom is een ontvangen reissom nog geen omzet?
Auteur: Thiemo Hollering - VZR Garant
Kort samengevat
- Een ontvangen reissom is pas omzet wanneer de reis is uitgevoerd. Tot dat moment is sprake van een vooruitontvangen betaling die een verplichting richting de reiziger vertegenwoordigt.
- Omdat vooruitontvangen betalingen als schuld op de balans staan, moet daar voldoende liquiditeit tegenover blijven staan om de reis uit te voeren of de reiziger indien nodig terug te betalen.
- Een hoog banksaldo geeft daardoor geen betrouwbaar beeld van de financiële gezondheid. Een aanzienlijk deel van het beschikbare geld kan al bestemd zijn voor toekomstige verplichtingen.
- Wanneer vooruitontvangen betalingen direct als omzet worden verwerkt, ontstaat een vertekend beeld van omzet, winst en liquiditeit, terwijl groei deze fout jarenlang kan maskeren.
- Een juiste financiële inrichting vanaf de start, ondersteund door een boekhouder of accountant met kennis van de reisbranche, helpt om financiële risico's en kostbare correcties in een later stadium te voorkomen.
Een ontvangen reissom is nog geen omzet
Veel reisorganisaties ontvangen de volledige reissom, of een deel daarvan, al maanden en soms jaren voordat een reis daadwerkelijk plaatsvindt. Dat kan de indruk wekken dat dit geld verdiend is en direct als omzet kan worden beschouwd. Financieel is dat echter niet het geval.
Omzet ontstaat pas op het moment dat de reis is uitgevoerd en de afgesproken prestatie is geleverd. Tot die tijd is de ontvangen reissom een vooruitontvangen betaling. Dat betekent dat de reisorganisatie nog een verplichting heeft richting de reiziger.
Juist in de reisbranche is dit onderscheid belangrijk. Tussen het moment van boeken en het moment van vertrek kan veel veranderen. Inkoopprijzen kunnen stijgen, omstandigheden kunnen wijzigen of een reis kan uiteindelijk niet doorgaan. Zolang de reis nog niet is uitgevoerd, blijft de verplichting bestaan.
“Dat betekent dat een ontvangen reissom niet vrij besteedbaar is.”
Thiemo Hollering | VZR Garant
Vooruitontvangen betalingen horen als schuld op de balans
Omdat een vooruitontvangen betaling een verplichting vertegenwoordigt, wordt deze als schuld op de balans opgenomen. Daar tegenover moeten voldoende financiële middelen beschikbaar blijven om aan die verplichting te kunnen voldoen.
Dat betekent dat een ontvangen reissom niet vrij besteedbaar is. De onderneming moet immers in staat blijven om de reis uit te voeren. Wanneer dat door bijvoorbeeld een oorlog of een andere calamiteit niet mogelijk blijkt en er geen passend alternatief beschikbaar is, kan de reiziger recht hebben op terugbetaling van de volledige reissom.
In de praktijk zien we dat sommige ondernemers een deel van de ontvangen gelden al investeren in de onderneming of privé opnemen. Wanneer vervolgens de daadwerkelijke omzet lager uitvalt dan verwacht, de ondernemer te veel privé opneemt of investeert in de onderneming, kan er onvoldoende liquiditeit overblijven om leveranciers te betalen.
Een hoog banksaldo zegt niet alles over de financiële gezondheid
Een veelgemaakte vergissing is dat ondernemers vooral sturen op het banksaldo. Een goed gevulde bankrekening geeft echter niet automatisch aan dat een onderneming financieel gezond is.
Het is dan ook belangrijk om niet alleen naar de beschikbare liquide middelen te kijken, maar naar de volledige financiële positie van de onderneming. Pas wanneer vooruitontvangen betalingen, toekomstige verplichtingen en beschikbare liquiditeit in samenhang worden beoordeeld, ontstaat een betrouwbaar beeld van de financiële gezondheid.
“Wat deze fout verraderlijk maakt, is dat groei haar soms jarenlang kan maskeren.”
Thiemo Hollering | VZR Garant
Een onjuiste verwerking kan lange tijd onopgemerkt blijven
Wanneer ontvangen reissommen direct als omzet worden verwerkt, ontstaat een vertekend beeld van de omzet, de winst en de liquiditeit. Daarnaast worden omzet en kosten niet meer in hetzelfde boekjaar verantwoord, waardoor ook de winstgevendheid verkeerd wordt weergegeven.
Wat deze fout verraderlijk maakt, is dat groei haar soms jarenlang kan maskeren. Zolang er steeds nieuwe boekingen binnenkomen, lijkt er voldoende geld beschikbaar om aan de kortlopende verplichtingen te voldoen. Ondertussen lopen de verplichtingen richting reizigers verder op.
In de eerste jaren werken veel reisorganisaties bovendien met een algemeen boekhoudpakket of een boekhouder die niet gespecialiseerd is in de reisbranche. Daardoor wordt de verwerking van vooruitontvangen betalingen niet altijd vanaf het begin goed ingericht.
De gevolgen worden daardoor vaak pas zichtbaar wanneer er overgestapt wordt naar een in de reissector gespecialiseerde boekhouder of de ondernemingsstructuur wijzigt, bijvoorbeeld bij de omzetting van een eenmanszaak of VOF naar een BV. Dan kan blijken dat vooruitontvangen betalingen jarenlang ten onrechte als omzet zijn verwerkt. Daardoor blijkt de onderneming financieel minder sterk dan eerder werd gedacht en kunnen de financiële eisen die gelden voor een garantiefonds bij een beoordeling onder druk komen te staan. In de praktijk zien we dat een nieuw opgerichte BV hierdoor niet altijd direct voldoet aan de financiële eisen voor toelating tot VZR Garant.
Stel jezelf de volgende vragen
- Weet ik wanneer een ontvangen reissom daadwerkelijk omzet wordt?
- Staan mijn vooruitontvangen betalingen als schuld op de balans?
- Heb ik voldoende liquiditeit beschikbaar om alle toekomstige reizen uit te voeren?
- Stuur ik op mijn banksaldo of op de daadwerkelijke financiële positie van mijn onderneming?
- Is mijn boekhouder of accountant bekend met de specifieke verslaggevingsregels voor reisorganisaties?
Voorkom financiële risico's en kostbare correcties
Vooruitontvangen betalingen vormen een belangrijk onderdeel van de financiële werkelijkheid van een reisorganisatie. Wie deze gelden behandelt alsof ze al zijn verdiend, loopt het risico een onjuist beeld te krijgen van de omzet, de winst en de beschikbare liquiditeit.
Door vanaf de start een juiste financiële inrichting te kiezen en, wanneer nodig, samen te werken met een boekhouder of accountant die ervaring heeft met de reisbranche, kunnen veel financiële risico's en kostbare correcties in een later stadium worden voorkomen. Voor reisorganisaties die hierover van gedachten willen wisselen, kan het waardevol zijn dit tijdig met VZR Garant te bespreken.
